Als Unternehmen ist fast nichts wichtiger als Kennzahlen wie Umsatz, wichtige Daten von Mitbewerbern oder den Weg der Warenströme genau zu kennen. Vor allem Erfolg, aber auch Misserfolge von Firmen hängen von diesen Zahlen ab. Für solche Daten gibt es sogenannte ERP- oder WaWI-Programme, die für wichtige Kernprozesse zur Führung einer Firma unabdingbar sind. Was aber genau bedeuten die Abkürzungen ERP und WaWi überhaupt? Das wird im Folgenden etwas näher erklärt.

ERP und WaWi – Was ist das?

ERP
Die Abkürzung ERP steht für „Enterprise Resource Planning“ und beinhaltet die wichtigsten Kernprozesse, die für die Führung eines Unternehmens wichtig und nötig sind. Dazu gehören Daten wie Finanzen, Personalwesen, Logistik, Fertigung, Beschaffung, Services und einiges mehr. Schon mit einer recht einfachen ERP-Software hat man als Unternehmen die Möglichkeit, sämtliche Prozesse und Abläufe in einem auf das Unternehmen angepasste System zu überschauen und verwalten. Größere Firmen jedoch sollten ein ERP-System wählen, welches ein breiteres Spektrum an Funktionen bietet, die gleichzeitig von vielen Nutzern angewendet werden können. Vor allem für Unternehmen, die expandieren, große Konzerne oder Global Player sind solche erweiterten ERP-Systeme mit mehr Anforderungen sinnvoll und wichtig.

WaWi
Hinter der Abkürzung WaWi versteckt sich der Begriff Warenwirtschaft worunter die Nachverfolgung der gesamten Waren innerhalb eines Unternehmens zu verstehen ist. Wenn zum Beispiel ein Unternehmen Waren einkauft, daraus Produkte herstellt und diese dann anschließend verkauft werden Warenströme gebildet. Diese Warenströme müssen erfasst werden, damit das Unternehmen immer weiß, wie viel Ware aktuell vorhanden ist oder wie viel Ware in einem Monat an einen Kunden weitergegeben worden ist. Wer die Warenströme und -bestände in seinem Unternehmen nicht kennt riskiert schnell finanzielle Verluste auf Grund von Unklarheiten und unnötigen Verzögerungen, die wie ein Bremsklotz wirken. Um solche negativen Auswirkungen zu vermeiden und das Unternehmen voranzubringen muss man alle Vorgänge genau kennen und überwachen. Dafür eignet sich der Einsatz eines Warenwirtschaftssystems. Dieses zeigt alles was im Einkauf, der Lagerhaltung und der Produktion geschieht und bildet ebenfalls alle Vorgänge im Verkauf und Versand ab. Wenn also der Vertrieb zum Beispiel Angebote macht, im Lager neue Ware eintrifft, die Versandabteilung Waren versendet und in der Finanzabteilung Rechnungen erstellt werden, so werden alle diese Vorgänge im Warenwirtschaftssystem eingepflegt und die Unternehmensleitung hat immer einen Überblick über die gesamte Distributionskette.
Moderne Warenwirtschaftssysteme von heute werden nicht mehr lokal auf Servern oder Computern installiert, sondern laufen direkt über die Cloud. So ist es zu jeder Zeit möglich, vom Notebook, Smartphone oder Tablet auf die Daten zugreifen zu können. Selbst am Wochenende und von einem anderen Ort.

Warum sind ERP- oder WaWi-Systeme wichtig?

Mit solch einem System lassen sich wichtige Prozesse und Abläufe in einem Unternehmen optimal gestalten. Gerade bei komplexen Geschäftsmodellen oder bei wachsenden Unternehmen ist es enorm wichtig, dass alle Abläufe und Prozesse reibungslos und ohne Probleme funktionieren. Ein ERP/WaWi-System steuert dabei von Kundenakquise über Warenbestände bis zur Erstellung der Rechnung alle Prozesse eines Unternehmens. Das System macht es möglich, alle Abläufe und Vorgänge in der Wertschöpfungskette bestmöglich zu optimieren. Um hier ein exzellentes Ergebnis zu erhalten muss das Unternehmen vorab definieren, um welche wesentlichen Prozesse es sich handelt, und was für eine ERP- oder WaWi-Software verwendet werden soll. Auch das richtige System muss gewählt werden und anschließend erfolgreich ins Unternehmen integriert werden. Dazu gehört auch die Motivation der Mitarbeiter/innen, denn ein ERP-System funktioniert nur so gut, wie es von Menschen bedient wird.

Ist ein entsprechendes System richtig gewählt und an das jeweilige Unternehmen angepasst, sind strukturierte Prozesse und schlanke Abläufe sicher und wirken sich positiv aufs Unternehmen aus. So spiegelt die Buchhaltungsfunktion immer die aktuellen Ergebnisse, die ein Unternehmen erzielt wider. Verrät die Warenwirtschaft, dass bestimmte Produkte schon länger auf Lager sind und nicht verkauft werden, können zeitnah Aktionen bestimmt und vorbereitet werden, um dagegen zu steuern. Auch Daten zur Leistung der Mitarbeiter/innen können erfasst und Mitarbeiter/innen zum Beispiel für gute Leistungen belohnt werden.

Was genau sind also die Vorteile einer solchen Software? Ganz einfach:
Der größte Vorteil liegt darin, dass man alle Vorgänge und Prozesse, die in einem Unternehmen ablaufen im Überblick hat und dank einer gemeinsamen Datenbasis Informationen aller Abläufe, von Warenwirtschaft, über Vertrieb, Service, Buchhaltung bis Controlling sofort abrufbar sind.
Fehlerquellen auf Grund unterschiedlicher Datenerfassungen werden vermieden und durch automatisierte Abläufe spart man Zeit.
Durch Transparenz gelingt die Motivation der Mitarbeiter/innen und lästige Routineabläufe werden automatisiert. Dies wiederum sorgt für eine höhere Produktivität der Mitarbeiter/innen und sorgt für ein gutes Arbeitsklima innerhalb des Teams.

Auch die Teamarbeit profitiert von der Software und kann verbessert werden, zum Beispiel durch die Verwendung eines zentralen Dokumentenmanagements.
Eine Software führt letzten Endes immer zu einer Kostenersparnis durch Einsparung von Zeit, Automatisierung von Prozessen und der Abbildung wichtiger Daten und Kennzahlen.

Wer profitiert nun von einer ERP- oder WaWi-Software?
Besonders vorteilhaft sind solche Systeme für Händler, die viele Filialen besitzen und Verkauf über mehrere Kanäle betreiben. Auch für Handwerk und produzierende Firmen profitieren von einer derartigen Software und können darüber Fertigungsprozesse steuern. Alle Unternehmen, die mit einem herkömmlichen Warenwirtschaftssystem nicht mehr ausreichend Unterstützung finden werden ebenfalls mit einer ERP-Software, die mehr als nur die Warenwirtschaftsabläufe erfasst profitieren, genauso wie Unternehmen, die projektbasiert tätig sind. Zu guter Letzt profitieren auch Unternehmen, die wachsen wollen und solche, die immer wieder auf Probleme durch fehlerhafte Abläufe stoßen von einem solchen System.

Welche Module sollte eine gute Software haben?
Um Prozesse und Abläufe im Unternehmen optimal zu steuern dürfen bestimmte Kernmodule in der Software nicht fehlen. Dazu zählen:
Modul für Warenwirtschaft – steuert den gesamten Warenfluss von Wareneingang bis Verkauf. Durch eine Bestandsführung hat man immer einen genauen Überblick über Lagerbestände.

Modul für Buchhaltung – Hierzu zählen alle Abläufe von der Buchung von Belegen über Angebote und Rechnungen bis zum Jahresabschluss.

CRM Modul – Hier sind alle Geschäftspartner, Lieferanten und Kunden hinterlegt inklusive wichtiger Informationen über jeden Kontakt.

Modul für Projekte – Über dieses Modul wird zentral die Planung von Projekten gesteuert sowie die Planung von Terminen und Aufgaben.

Controlling Modul – Dieses Modul ist der zentrale Knoten für alle wichtigen Daten und Kennzahlen und alle Unternehmensbereiche. Hieraus können entsprechende Controlling Dashboards angelegt werden.

Plentymarkets und Oppel.BI

Eines der bekanntesten ERP- beziehungsweise WaWi-Systeme ist plentymarkets. Mit diesem System werden sämtliche Prozesse eines Onlinehandels miteinander verknüpft und automatisiert. Mit einem entsprechenden Tool können alle Daten eines Unternehmens vom eigenen E-Commerce-Store ausgewertet werden. Das Tool kann für jedes Unternehmen nach speziellen Anforderungen hinzugebucht werden.
„Plenty BI“ ist das Business Intelligence – Modul von Plentymarkets, welches wichtige und entscheidende Unternehmensdaten liefert, sei es Daten zu Kosten bis hin zu Daten über Schlüsselkunden. Die Daten werden in Form von Kennzahlen auf einem Dashboard wiedergegeben. Ein solches Modul ermöglicht es, gezielte und strategische Entscheidungen zu treffen. Außerdem weiß man durch die Daten, an welchen Hebeln man ziehen muss, um Prozesse zu optimieren.

Ein weiteres Tool unabhängig von Plentymarkets ist Oppel.BI, ein Statistik- & Kennzahlen Tool für Plentymarkets. Wer für seinen Onlineshop ganz einfach bestimmte Kennzahlen aus den Umsätzen extrahieren möchte, um so Kenntnis über den Erfolg oder vielleicht auch Misserfolg zu haben, der hat mit Oppel.BI die Lösung. Mit Oppel.BI erhält man über ein intelligentes Filtersystem, das bereits mit 42 Kennzahlen vorbelegt ist, mit nur wenigen Klicks mehr als 100 verschiedene Kennzahlen. Zudem bietet eine Mindestvertragslaufzeit von nur 1 Monat einen großen Vorteil gegenüber Plenty.BI und kann monatlich gekündigt werden. Die Vertragsbindung ist somit äußerst flexibel und individuell wählbar. Weiterhin gibt es mit Oppel.BI keine Begrenzung der Kennzahlen und es fallen keine Extrakosten für das Anlegen von Kennzahlen an. Sämtliche über den Filter gesetzte Kennzahlen sind auch als CSV-Export möglich und alle Daten stehen dem Nutzer beziehungsweise der Nutzerin zur Verfügung ohne Eingrenzung der Rohdaten.

Auch wenn das Tool Oppel.BI ein externes Tool ist, was auch extern aufgerufen werden muss, weil es sich nicht in das Backend von Plentymarkets einpflegen lässt ist eine genaue Kennzahlenanalyse garantiert und eine einfache Art und Weise alle Kennzahlen für die Führung eines Unternehmens zu kennen und so alle Prozesse optimiert steuern zu können.